Sluk for dyr variantstyring i ERP

Mange virksomheder opererer stadigvæk med ældre ERP-løsninger, hvor produktvarianter styres i dyre og fastlåste applikationer udviklet af ERP-konsulenter. Disse variantapplikationer er ofte den mest omkostningstunge del af IT-landskabet, og så er de tilmed svære at tilpasse.

En mere lønsom og brugervenlig løsning på problematikken er at flytte variantstyring til et nyt cloud-baseret Product Information Management (PIM) system.

I denne artikel forklarer jeg, hvorfor det er en rigtig god idé for mange virksomheder inden for produktion, distribution og detailhandel.

Hvad er variantstyring?

Variantstyring refererer til funktionalitet, der gør det muligt for virksomheder at håndtere forskellige varianter af en vare uden at skulle oprette separate varekort for hver variant i sine forretningssystemer. Variantstyring anvendes typisk af virksomheder inden for produktion, distribution og detailhandel, hvor produkter ofte har forskellige egenskaber såsom farve, størrelse, materiale osv.

Variantstyring har dog ikke altid været en standardfunktionalitet i ældre ERP-systemer, herunder Microsoft Navision, som mange danske virksomheder har implementeret. Derfor har mange virksomheder været tvunget til at indkøbe ”extensions” til ERP-systemerne, såkaldte variantstyringsapplikationer. ERP-konsulenter har leveret disse variantstyringsapplikationer, og gennem tiden har flere konsulenthuse skræddersyet deres egne standardapplikationer, som er solgt ind med licens til virksomhederne, der havde behov for variantstyring.

Fordelen var, at virksomheder kunne købe en færdig variantstyringsapplikation til deres eksisterende ERP-system for en årlig licensbetaling, uden at investeringen i videreudvikling blev for omfattende.

For produktionsvirksomheder gør variantstyring i ERP det muligt at registrere produktionsordrer på produkter, som virksomheden aldrig tidligere har produceret, fordi virksomheden kan sammensætte et produkt ud fra forskellige varianter.

EKSEMPEL

Forestil dig en møbelvirksomhed, der producerer stole. Hver stol kan tilpasses med forskellige valgmuligheder – eksempelvis træsort, farve, mål, sædebetræk og mønstre. Hvis man kombinerer alle disse muligheder, kan en enkelt stol have flere hundrede forskellige varianter.

For at håndtere denne kompleksitet effektivt bruger virksomheden en variantstyringsapplikation i deres ERP-system. Når en kunde bestiller en stol, kan virksomhedens medarbejdere sammensætte produktet i ERP-systemet ud fra de attributter kunden har valgt, og så genererer variantstyringsapplikationen automatisk et unikt produkt-ID. Dette ID sikrer, at produktet kan spores i produktionen, på lageret og generelt i hele den digitale værdikæde. Det et lovkrav, at alle produkter har unikke ID’er for korrekt registrering og distribution, hvilket variantstyringsapplikationen sikrer.

Uden variantstyring ville virksomheden skulle oprette hver eneste mulige kombination af stolen manuelt, som separate produkter i ERP-systemet – en tidskrævende og ressourcekrævende opgave. Det ville være mere ressourcekrævende at holde styr på lager, ordrer og produktdata. Variantstyring er derfor afgørende for at drive en effektiv, skalerbar og digital moden virksomhed.

Udfordringen med variantstyring i dag

Nogle virksomheder opererer med ældre ERP-løsninger, hvor produktvarianter administreres i fastlåste applikationer udviklet af ERP-konsulenter.

Vi ser ofte, at variantapplikationerne er de mest omkostningstunge dele af ERP-løsningerne.

Udover høj licens- og konsulentbistand har variantapplikationerne også den konsekvens, at virksomhederne har svært ved at opgradere deres ERP-system til et nyt Cloud ERP-system, skifte ERP-leverandør eller videreudvikle deres ERP-system. Omkostningen ved endnu en gang at udvikle variantfunktionalitet i et nyt ERP-system, kan være uoverskuelig eller frem for alt meget omkostningstung.

Men der er også en anden konsekvens, hvis en virksomhed ønsker at digitalisere sin ordreindgang med en ny kundeportal, B2B webshop eller B2C webshop. Her er integrationen fra ERP-systemet til kundeportalen omkostningstung og svær at definere, udelukkende på grund af variantapplikationen.

Hvordan påvirker det virksomhedens ønske om at digitalisere handel i kundeportaler?

Kort sagt giver variantstyring i ERP ofte udfordringer, som er uhensigtsmæssige i moderne e-commerce.

Mere detaljeret kan det give følgende udfordringer:

🛑 Vanskelig integration med e-commerce platforme: Mange e-commerce platforme kræver en simplificeret struktur for produktvarianter. Hvis ERP-systemet håndterer varianter og varerelationer anderledes end hvad virksomheden ønsker at deres kunder skal opleve/købe dem, bliver integrationen kompleks og ofte omkostningstung.

Eksempler:

En attribut for farven sort hedder “BLK_001” i ERP-systemet, fordi den skal indgå i et endeligt produkt-ID, og er baseret på data fra styklister. Den skal blot hedde “sort” i kundeportalen, så kunderne ved, hvad attributten betyder. Så skal denne lille detalje, rettes manuelt på samtlige produkter/varianter i kundeportalen, der er sorte?
For at købe vare x, skal man have vare b, c og d også. Hvis en stol skabes i variantstyringsapplikationen i ERP ud fra attributter, men ikke på forhånd er et selvstændigt produkt (altså består af et stel, et sæde og med el. uden armlæn) hvilket produkt (vare x) skal kundeportalen så vise til kunderne som standard? Skal virksomheden selv manuelt sammensætte produkteksempler i kundeportalen på forhånd, som inspiration eller hvad?

🚫 Problemer med tilpassede ordrer: B2B-kunder forventer ofte at kunne konfigurere deres produkter online. Hvis ERP-systemet ikke understøtter en fleksibel produktkonfigurator, kan det begrænse mulighederne for digitalt salg.

🐌 Langsom ordrebehandling: Vi ser ofte, at variantstyringsapplikationer kan gøre hele købsoplevelsen meget langsom i en kundeportal, fordi kundeportalen hele tiden skal forespørge variantapplikationen i ERP-systemet på nye produktkombinationer/varianter, når en kunde forsøger at sammensætte et produkt i kundeportalen.

Product Information Management - løsningen til moderne e-handel

En løsning på problematikkerne kan være at tage al variantstyring og produktrelationer ud af ERP og flytte over i et cloudbaseret Product Information Management (PIM) system.

Et PIM-system reducerer virksomhedens Total Cost of Ownership (TCO) markant. Det er skalerbart, har et fleksibelt, brugervenligt interface, som gør produktstyring langt mere intuitivt og licensen på de fleste PIM-systemer er væsentligt lavere end ældre variantstyringsapplikationer i ERP.

Med PIM kan virksomheder nemt konfigurere produktmodeller og skabe en struktur, der kan modelleres. PIM er ikke placeret i ERP, og virksomheden kan samtidig opnå et langt mere simpelt setup i ERP, der gør virksomheden agil og øger muligheden for eksempelvis at skifte ERP-system.

Vi har benchmarket ’PIM’ mod ’Variantstyring i ERP’ i 5 kategorier, med 3 af de vigtigste parametre i hver:

1. Struktur og Fleksibilitet

	PIM	ERP
Centraliseret produktdatahåndtering	PIM fungerer som en 'Single source of truth' for produktdata på tværs af kanaler	ERP er primært bygget til ordre- og lagerstyring, ikke for komplekse produktdatamodeller.
Håndtering af varianter og attributter	Kan administrere tusindvis af varianter med detaljerede attributter.	ERP-systemer har ofte begrænsninger i håndteringen af komplekse produktvarianter.
Avanceret dataforvaltning	Muliggør klassificering af produkter, tagging, relationsstyring og sprogvariationer.	ERP-systemer er ofte låste i en statisk produktstruktur.

2. Datahåndtering og Datakvalitet

	PIM	ERP
Automatiseret berigelse af produktdata	PIM kan hente data fra flere kilder og validere dem automatisk.	ERP kræver ofte manuel berigelse af produktdata.
Fejlreduktion og datastandardisering	Avancerede regler og valideringer sikrer korrekt og ensartet produktdata.	ERP har ofte begrænset validering, hvilket øger fejlrisikoen.
Understøttelse af flere sprog og kanaler	PIM kan håndtere oversættelser og tilpasse data til forskellige markeder.	ERP har ofte ikke indbygget understøttelse for flersprogede produktbeskrivelser.
Versionering og historik	PIM giver mulighed for versionering af produktdata.	ERP har typisk begrænset eller ingen versioneringsfunktionalitet.

3. Integration med kundeportaler og webshops (e-commerce)

	PIM	ERP
Lettere integration med webhops	PIM har ofte API'er og plug-ins til e-commerce.	Ældre ERP-systemer kræver specialudviklede integrationer til webshops.
Understøttelse af forskellige prisstrategier	Muliggør pris- og rabatstyring på forskellige markeder og kunder.	ERP har ofte begrænsede prisstyringsfunktioner.
Produktberigelse til flere kanaler	Let at tilpasse produktinformation til forskellige salgskanaler.	ERP er ofte begrænset til interne processer.

4. Digital B2B og B2C strategi

	PIM	ERP
Produktlanceringer	Gør det muligt at lancere nye produkter på tværs af kanaler hurtigere.	ERP kræver ofte manuel opsætning for hver variant.
B2B salgsportal	PIM sikrer opdaterede produktdata og varianter til B2B-platforme og understøtter konfiguration i et e-commerce perspektiv.	ERP-data er ofte kompleks og konfiguration skal bygges (variantstyringsapplikation).
Kundeoplevelse	PIM giver mulighed for at tilføje produktberigelse som billeder, videoer og tekniske specifikationer.	ERP håndterer typisk kun grundlæggende produktdata.

5. Skalering og Cloud

	PIM	ERP
Cloud-integration	De fleste moderne PIM-systemer er cloud-baserede og skalerbare.	Mange ældre ERP-systemer er on-premise og har begrænset cloud-integration.
Håndtering af store produktkataloger	Kan håndtere millioner af produkter med varianter uden performance-problemer.	ERP kan opleve performance-udfordringer ved mange varianter.
Tilpasning og automatisering	PIM kan automatisere produktberigelse og forbedre dataflow.	ERP kræver ofte manuelle tilpasninger eller komplekse scripts.

Det er vigtigt at understrege, at ERP spiller en væsentlig rolle, når virksomheden vil implementere en kundeportal. Vi mener, at den bedste løsning er at lade PIM og ERP komplimentere hinanden hvor:

ERP bør styre økonomi, lager, logistik og evt. produktion.
PIM bør styre produktdata, varianter, berigelse og integration med salgskanaler.

Dette vil sikre jer en mere agil opsætning og resultere i en lavere TCO.

Vi kan bidrage til denne omstilling

Gennem strategisk rådgivning, implementering og solid erfaring, sikrer vi i Alpha Solutions en digital transformation, der giver jer en skalerbar og fremtidssikret løsning.

Strategisk Rådgivning og Analyse
Vi rådgiver om fordelene ved at flytte produktdata til et PIM-system, hvilket sikrer en mere strømlinet variantstyring.

Vi analyserer jeres eksisterende ERP-setup for at identificere de største flaskehalse i variantstyring. På baggrund af denne analyse udvikler vi en ny produktmodel, og demonstrerer hvordan PIM kan integreres i jeres arkitektur og tekniske økosystem. Som en del af processen faciliterer vi workshops og udarbejder et roadmap for jeres implementering af PIM.

LÆS: Gør B2B e-commerce nemt med Struct PIM

Integration mellem PIM, ERP og e-commerce
En vellykket digital strategi afhænger af en effektiv integration mellem virksomhedens systemer.

Alpha Solutions udvikler API-integrationer mellem PIM og ERP for at sikre et smidigt dataflow. Vi synkroniserer produktdata fra PIM til e-commerce platforme, hvilket optimerer variantstyringen og sikrer, at produktdata altid er opdaterede på tværs af alle kanaler.

Derudover integrerer vi PIM med B2B-salgsportaler og markedspladser. Vi implementerer middleware-løsninger, der forbinder PIM, ERP og e-commerce-platforme, samt live synkronisering mellem produktdata og webshoppen.

Sådan differentierer vi os i Alpha Solutions

Alpha Solutions har en unik position på markedet med en dybdegående forståelse af både ERP-integration, e-commerce og digital transformation. Vores ekspertise sikrer en holistisk tilgang til PIM-projekter, hvor vi ikke blot fokuserer på datahåndtering, men også optimerer den digitale kundeoplevelse.

Vores API-drevne tilgang giver skalerbare løsninger, der klæder jer på til moderne e-handel. Vi har desuden en dyb forståelse for komplekse produktkataloger inden for B2B, industri, fashion og retail og implementerer best practices for produktdatastyring.

Som certificeret partner med førende PIM-udbydere som inriver og Struct kan vi tilbyde markedets bedste løsninger og opbygge langvarige partnerskaber med vores kunder.